KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat serta hidayahnya, sehingga makalah sekretaris ini dapat terselesaikan.
Makalah tugas sekretaris ini disusun untuk memenuhi tugas akhir periode 1 khusus mata keterampilan Sekretaris yang disajikan oleh Ibu Lusi dan juga untuk menambah wawasan baik bagi saya khususnya dan bagi semua pihak umumnya.
Pada kesempatan ini saya mengucapkan terima kasih kepada :
1.Bpk. Maliki S, Si. Selaku Manajer Magistra Utama Madiun.
2.Ibu Lusi selaku pembiming mata keterampilan Sekretaris.
3.Bpk/Ibu pembimbing yang telah mengarahkan dan membimbing sehingga makalah Tugas Sekretaris ini dapat terselesaikan.
4.Semua instruktur yang membantu dan mendidik saya.
Selanjutnya saya menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran perbaikan dari emua pihak sangatlah diharapkan.Semoga makalah ini bermanfaat.
Madiun, 14 Desember 2011
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
Di era modernisasi ini, profesi sebagai seorang sekretaris masih saja dianggap sebelah mata dan menjadi bahan pergunjingan baik di dalam maupun di luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris yang identik dengan perempuan, rok mini, dan pemikiran akan adanya hubungan intim antarsekretaris dengan pimpinannya.
Oleh karena itu, saya memilih judul “Kedudukan Sekretaris dalam Perusahan”, karena di dalam makalah ini saya menekankan, bahwa pertama jabatan sekretaris tidak hanya digeluti kaum perempuan, tetapi juga pria.
C.L. Baranhart dalam Sutarto, (1992:5) mengatakan bahwa “Sekretaris adalah (1) Seorang yang melakukan yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain-lain untuk peorangan atau organisasi;…”
Kedua, dengan bermunculan sekretaris pria membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukan hal yang mudah. Bahkan, seiring dengan semakin berkembanganya sektor usaha di berbagai bidang, sebuah perusahan yang cukup mapan pasti menuntut adanya sekretaris yang memiliki keprofesionalan yang matang, sehingga diharapkan dapat menyelasikan tugas-tugasnya dengan baik.
Oleh karena jabatan sekretaris telah menjadi profesi yang memiliki masa depan karir yang cerah, peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari makalah yang berjudul Kedudukan Sekretaris dalam Perusahaan ini adalah:
1) Bagaimana hubungan sekretaris dengan pimpinan?
2) Bagaimana tugas dan tanggung jawab sekretaris wanita dan pria?
3) Bagaimana kepribadian etika sekretaris?
4) Bagaimana keprofesionalan sekretaris itu?
5)Bagaimana peranan seorang sekretaris?
C.Tujuan Pembahasan
Tujuan masalah dari makalah yang berjudul Kedudukan Sekretaris dalam Perusahaan ini adalah:
1) Mengetahui hubungan sekretaris dengan pimpinan.
2) Mengetahui tugas dan tanggung jawab sekretaris wanita dan pria.
3) Mengetahui kepribadian etika sekretaris.
4) Mengetahui keprofesionalan sekretaris itu.
5)Mengetahui peranan sekretaris.
BAB II
PEMBAHASAN
A.Hubungan Sekretaris Dengan Pimpinan
Sesuai dengan asal katanya sekretaris adalah seorang yang harus bisa memegang rahasia.Pembantu dari seorang pimpinan yang menerima pendiktean,menyiapkan surat-menyurat,menerima tamu-tamu,memeriksa dan mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya itu.Seorang sekretaris juga harus bisa mengambil tugas-tugas yang bersifat detail dari pimpinan. Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
B. Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Pada dasarnya tanggung jawab seorang sekretaris adalah sama yaitu membantu tugas-tugas pimpinan,baik wanita maupun maupun pria, tidak ada perbedaan diantara keduanya.
Tugas dari seorang sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 8 macam sebagai berikut :
1.Tugas-tugas rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus diselesaikan setiap harinya tanpa menunggu perintah,perhatian khusus maupun pengawasan khusus,diantaranya adalah membuka surat-surat yang masuk, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menangani telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.
2.Tugas-tugas khusus
Yaitu tugas-tugas dari pimpinan yang membutuhkan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat, pertimbangan, dan pengalamannya.tugas tersebut bisanya diberikan karena ada unsur kepercayaan bahwa sekretaris dapat menympan kerahasian tugas.Semisal membuat konsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia,menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian cinderamata, mengurus perjalanan dinas pimpinan dan sebagainya.
3.Tugas istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan,diantaranya :
a.Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan
b.Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasinya.
c.Bersama-sama atau mewkili seseorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lain.
d.Mengingatkan pimpinan untuk membayar iuran atau asuransi dari suatu badan.
e.Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis.
f.Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
4.Tugas resepsionis
Yaitu tugas sebagai penerima tamu,antara lain :
a.Menangani telepon serta mencatat pesan-pasan lewat telepon.
b.Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
c.Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d.Menyusun kerja sehari-hari pimpinan.
5.Tugas keuangan
Yaitu tugas mengelola keuangan,meliputi :
a.Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank.
b.Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nam pimpinan.
c.Mengurus kas kecil,yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluara rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil.
6.Tugas sosial
Yaitu tugas amal atau kemasyarakatan,antara lain :
a.Mengurus rumah tangga kantor pimpinan.
b.Mengatur penyelengaraan respsi untuk kantor beserta pengurusan udangan.
c.Menyumbang untuk amal.
7.Tugas insidental
Yaitu tugas-tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tetentu, antara lain :
a.Menyiapakn agenda rapat,menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan
b.Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang temuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan perusahaan.
c.Mengoreksi bahan-bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan datar yang di konsep pimpinan.
d.Mewakili pimpinan dalam berbagsi resepsi atau pertemuan.
e.Membantu penerbitan intern organisasi.
8.Tugas sekretaris dalam business meeting
Yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu peretemuan bisnis.
Sedangkan tanggung jawab seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Seorang sekretaris harus mempunyai komitmen terhadap pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.
2. Seorang sekretaris harus berusaha untuk terus meningkatkan pengetahuan,meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan.
3.Seorang sekretaris harus bertanggug jawab atas behasilnya perusahaan tempat ia bekerja.
4.Sekretaris sebagai perantara pimpinan dalam transaksi.
C.Kepribadian Etika Sekretaris
Kepribadian sekretaris adalah ksatuan sari rasa,karsa,cipta,sifat dan watak seseorang yang tercermin dalam tindakan dan perbuatan seorang sekretaris, sehingga ia menjadi unik, khas, tak ada yang menyamainya.
Etika sekretaris adalah hakikat kebaikan yang harus dimiliki, dilaksanakan dan di hayati oleh seorang sekretaris seperti jujur,setia,bertanggung jawab, dan berdedikasi tinggi.
Sedangkan etika sekretaris adalah cara berbicara, berpakaian, berbuat, dan bertindak yang diteima baik di kalangan sekretaris di lingkugan kerja mereka.
Meliputi cara menyapa dan menghormati orang lain,cara berpakaian, cara duduk, cara berjalan, makan, cara berdiri, cara menghubungi orang secara lisan atau via telepon.
D.Keprofesionalan Sekretaris
Seorang sekretaris dapat dikatakan peofesional apabila ia memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung profesionalitasnya.Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.
Cara Menjadi Sekretaris Profesional adalah sebagai berikut :
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknologi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing
menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.
E.Peranan Sekretaris
Berikut penjabaran peranan seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan
1. Sekretaris sebagai duta
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.
2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap bicara dan bahasa tubuh sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.
3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
4. Sekretaris sebagai humas
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.
BAB III
PENUTUP
A.Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
B.Saran
Saya mengucapkan terima kasih kepada teman-teman dan pihak yang terkait dalam menyusun makalah. Selanjutnya saya menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan, untuk itu kritik dan saran perbaikan dari emua pihak sangatlah diharapkan
Daftar Pustaka
a.http///ww.anneahira.com
Buku Pedoman :
- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)
- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)
- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee)
b.2011,Modul,Magistra Utama,Madiun
MAKALAH
KEDUDUKAN DAN ETIKA SEKRETARIS
DALAM ERUSAHAAN
Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Keterampilan
Sekretaris
Disusun Oleh
LUSIANA TRI SUSANTI
MAGISTRA UTAMA
The House Of Candidate and Entrepreneur
ADMINISTRASI PERKANTORAN dan EKSPOR IMPOR
2011-2012
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
B.Rumusan Masalah
C.Tujuan Pembahasan
BAB II
PEMBAHASAN
A.Hubungan Sekretais Dengan Pimpinan
B.Tugas Dan Tanggung Jawab Sekretaris
C.Kepribadian Etika Sekretaris
D.Keprofesionalan Sekretaris
E.Peranan Seketaris
BAB III
PENUTUP
A.Kesimpulan
B.Saran
DAFTAR PUSTAKA
